Fungsional

Bagian ini membahas secara fungsional penggunaan ODOO

Module Sales Berisikan:

• Sales (Customer,Quotations,Sales Orders)
• Products (Product,Product Varians, Product by Category)
• Configuration (Unit of measure categories,Address Book,Product Categories & Attributes)

Menu Sales>Sales>Customer

• Data Customer

Untuk membuat data customer tekan create Setelah itu dilayar akan menampilkan data customer yang harus diisi.

Penjelasan dari kolom-kolom diatas sbb: Kolom Disi dengan

Name nama customer (Centang Is Company jika customer ini adalah perusahaan dan bukan perorangan) Tags bisa digunakan untuk memberi info tambahan terhadap customer ini sehingga mudah dicari nantinya Address alamat customer City kota customer State provinsi customer ZIP kode pos customer Country negara customer Website alamat web customer Job Position Jabatan customer (misal: direktur) Phone nomor telpon customer Mobile nomor handphone customer Fax Fax customer Email alamat email customer Title bisa diisi identitas personal (misal: doktor,nyonya,tuan,nona,profesor,dll)

Setelah pengisian data maka untuk menyimpan dengan menekan save untuk kembali sedangkan jika hendak membatalkan isian data dengan menekan discard

Tab Internal Notes dapat dipakai untuk menambahkan informasi tambahan detail tentang customer yang bersangkutan

Tab Sales and Purchase berisi informasi penjualan dan pembelian terhadap customer yang bersangkutan Kolom Keterangan

Salesperson Nama Salesman Customer Dicentang jika berupa Customer Supplier Dicentang jika berupa Supplier Contact Reference Nomor kode / referensi tambahan Language Bahasa yang digunakan pada waktu print out dokumen untuk customer ini Date Tanggal pencatatan data Active Dicentang jika masih aktif Receive Inbox Notification Ketentuan pengiriman Email kepada customer ini: by Email • Dicentang Never jika tidak dikirim Email • Dicentang All Message jika semua notifikasi dikirim Email Opt-Out Dicentang jika customer ini menolak untuk dikirim Email marketing, Jika ya maka tidak akan dikirim Email marketing campaign

Tab Accounting berisi informasi akuntansi terhadap customer yang bersangkutan Kolom Keterangan

Fiscal Position Posisi fiscal pajak apakah normal atau exempt Latest Full Reconciliation Date Tanggal rekonsiliasi terakhir Account Receivable COA piutang Customer Payment Term Default termin pembayaran jika sebagai Customer Total Receivable Total piutang sampai dengan saat ini Credit Limit Batas kredit yang diberikan Account Payable COA hutang Supplier Payment Term Default termin pembayaran jika sebagai Supplier Total Payable Total hutang sampai dengan saat ini

Jika pada kolom Account Number diklik maka akan tampil menu bank account type

Kolom Keterangan _ Bank Account Type dipilih Normal Bank Account Account Number diisi dengan nomor rekening bank Account Owner diisi dengan nama pemilik rekening, bisa pribadi maupun perusahaan. Kolom ini link dengan customer, jadi kalau belum ada namanya, harus dibuat terlebih dulu data customernya. Address diisi dengan nama pemilik rekening Street diisi dengan alamat pemilik rekening ZIP diisi dengan kode pos pemilik rekening City diisi dengan kota pemilik rekening State diisi dengan provinsi pemilik rekening Country diisi dengan negara pemilik rekening Bank Information Bank boleh dikosongkan. Bank Name diisi dengan nama bank Bank Identifier boleh diisi dengan kode internasional bank / SWIFT CODE

Setelah pengisian data maka untuk menyimpan dengan menekan save & New untuk kembali ke menu pengisian bank account kembali sebaliknya jika selesai dan kembali ke menu sebelumnya yang ditekan save & Close sedangkan jika hendak membatalkan isian data dengan menekan discard

Menu Sales>Sales>Quotation

• Data Penawaran Quotation adalah dokumen untuk memberikan penawaran harga terbaru kepada Customer. Biasanya ini diperlukan untuk penjualan dimana Customer membutuhkan perbandingan harga dan termin penjualan dari lebih dari satu Supplier. Ketika Customer tersebut sudah sepakat dengan penawaran kita, maka Quotation di konfirmasi dan berubah menjadi Sales Order.

Untuk membuat data penawaran tekan create

Setelah itu dilayar akan menampilkan data penawaran yang harus diisi.

Penjelasan dari kolom-kolom diatas sbb: Kolom Disi dengan

Customer memilih nama atau kode Customer (Jika belum ada bisa langsung dibuat disini master datanya dengan memilih Create and Edit) Date tanggal pesanan Shop memilih Your Company atau nama Shop jika sudah didefinisikan Customer Reference nomor referensi dari Customer jika ada Pricelist memilih daftar harga jika ada atau Public Price list

Tab Sales Order: Kolom Keterangan

Product: Pilih nama atau kode produk (Jika belum ada, bisa langsung dibuat master datanya disini dengan memilih Create and Edit) Description: otomatis terisi dengan nama produk yang dipilih dan bisa diedit sesuai kebutuhan Quantity: jumlah barang yang dipesan Product Unit of Measure: satuan Penjualan, otomatis terisi dengan Sales Unit of Measure pada master data produk Taxes: pilih pajak Penjualan Unit Price: otomatis terisi dengan Standard Price produk Subtotal: otomatis terisi dengan nilai Quantity x Unit Price (Klik link Update untuk menghitung ulang angka Total dan Tax pada Quotation Klik tab Other Information) Tab Other Information: Kolom Keterangan

Incoterm: adalah International Commercial Term, yaitu termin standard digunakan pada perdagangan international (Boleh dikosongkan untuk penjualan lokal) Shipping Policy: ketentuan pengiriman apakah bisa dikirim bertahap (Deliver each product when available) atau harus keseluruhan (Deliver all products at once) Create Invoice: metode pembuatan invoice apakah: • setiap saat bisa dibuat invoice (On Demand) • hanya setelah dan sesuai barang dikirim (On Delivery Order), atau • sebelum pengiriman (Before Delivery), artinya invoice harus dibuat dan dibayar dulu baru bisa kirim barang Disini kita coba pilih On Delivery Order Salesperson: nama Salesman Source Document: dokumen sumber yang mengawali Quotation ini jika ada Payment Term: termin pembayaran Fiscal Position: posisi fiscal apakah terkena pajak atau tidak Paid: status pembayaran, diambil dari invoice terkait apakah sudah lunas atau belum Delivered: status pengiriman, diambil dari Delivery Order apakah barang sudah semua terkirim atau belum (Klik tombol Save) Lalu kirimkan Quotation ke Customer, bisa melalui Email atau Fax